以下は、文章の苦手な人でも書きやすく、しかも伝わりやすい報告書のフォーマットの例。ヒヤリ・ハット事例や事故の情報を集積し、データとして分析しやすくするためには、フォーマットを整えることが大切になります。

報告書の種類を限定しない
ヒヤリ・ハット事例と事故のどちらに当てはまるかチェックできるようにします。どちらか迷う時は空欄のままにしておき、管理者がチェックをつけます。

データが取得しやすい
記入の時間を短縮できるよう、利用者の基本情報や事故（ヒヤリ・ハット）の種類は選択式にしています。これらの項目で５W１Hがほぼ網羅されるため、データ分析もしやすくなります。

ひと目で緊急度がわかる
ケガや傷の程度に職員共通の基準を設ける意味もあります。５段階に分けることでケガや傷の度合いが把握しやすく、緊急度も一目瞭然です。

イラストでわかりやすく
その場の状況を文章ではなく、イラストを描いて説明するようにしています。その場の位置関係や人の向きなどを、端的に正しく伝えることができます。

記述スペースはほどほどに
簡潔に短い文章で書くようにしているため、記述するスペースはあまり取らないようにしています。スペースが広いと、余計な内容を盛り込んでしまったり、書く意欲がそがれたりすることもあります。

事故後の対応も重要
万一、行政への事故報告が必要になった場合、家族への連絡が「いつ」「どのように」なされたかということは、重要なポイントになります。その後の対応と合わせて、必ず記載しておく必要があります。